Izbijanje korona virusa je naime uzrokovalo da milijuni zaposlenika diljem svijeta rade od kuće. Tehnologija videokonferencija omogućuje da se zaposlenici sastanku pridruže iz komoditeta svojih domova. To s jedne strane predstavlja prednost, a s druge pak druge uzrokuje mnogo problema. Kada smo na »klasičnom« sastanku, sudjelovanje često kompenziramo prisiljenim kontaktom očima, a sudionici osjećaju obvezu da pokažu zanimanje. Također, na osobnom se susretu pojedinci mogu poslužiti različitim načinima kako utjecati na smjer razgovora, od podizanja ruku do glasnijeg govora. Na virtualnim susretima pojedinci su postavljeni pred izazov, naime često ne znaju kako privući pozornost voditelja sastanka. To može uzrokovati osjećaj nemoći ili ocjenu kako se nema smisla uključivati u raspravu. Također, teško možemo nadzirati pojedince da tijekom virtualnog susreta ne čine neke druge stvari (odgovaranje na e-poštu, telefoniranje, briga o djeci, itd.) te stoga dobivamo odgovore tipa: 'Nisam uvjeren da sam vas dobro pratio.« Zbog toga je potrebno jasno predstaviti pravila i kulturu sudjelovanja na virtualnim susretima. Ali ako smo i to sredili, to još uvijek ne znači da će sudionici na virtualnim susretima na istima uistinu i sudjelovati. Postavlja se dakle pitanje: »Kako na virtualnom sastanku postići da se sudionici uistinu uključe i aktivno sudjeluju?«
Za poboljšanje sudjelovanja i veću uključenost zaposlenika na virtualnim susretima treba uvažavati nekoliko jednostavnih pravila:
Odličan sastanak započinje »probijanjem leda« ili ledolomcem (engl. Icebreaker). Radi se o brzim i zabavnim pitanjima koja su namijenjena podizanju raspoloženja i pokretanju razgovora. Virtualni ledolomci grade povjerenje i angažiranost. Na primjer, u početku sudionike možete pozvati da podijele fotografije svojih radnih prostorija ili lokacija. To pomaže stvaranju zajedničkog iskustva, pozitivne zajedničku klime, rušenju socijalne barijere, motiviranju, to ljudima pomaže da razmišljaju o toj temi, upoznaju suradnike i iz nekog drugog gledišta te da imaju povjerenja jedni u druge.
Ova je tehnika ključna za zadovoljavanje potreba za uključivanjem i nadzorom. Suradnja svih ujedno je i jedan od zahtjevnijih aspekata vođenja virtualnog susreta. Kako bismo to postigli, preporučujemo povremeni poziv pojedincima na govor i iznošenje svog mišljenja. Prozovite sve suradnike njihovim imenima, dajte im riječ te ih pitajte slažu li se ili imaju li neku ideju. Neki programski paketi sudionicima čak omogućuju da 'dignu ruku' ako to žele. To može pomoći i da ne isključimo one introvertiranije sudionike te potaknemo one pasivne sudionike.
Ukoliko mislite da netko nije pozoran, pitajte ga za mišljenje o temi o kojoj raspravljate. Budite empatični, nemojte biti bezobrazni ili pokroviteljski – nekima treba malo dodatnog pritiska da ostanu usredotočeni.
Skupinu nikada ne uključujte u raspravu o temi, dok s njom nisu upoznati. Na početku sudionicima sastanka u nekoliko minuta (najviše 5) predstavite izazov, odnosno temu. Možda će podijeliti zanimljive ili provokativne statistike, anegdote ili detalje koji dramatiziraju problem. A osjećaje možete potaknuti i tako da načinite analogiju sa situacijom sličnoj problemu koji je tema sastanka. Bez obzira na to koju taktiku koristili, cilj je osigurati da skupina empatično razumije problem (ili priliku), prije negoli rasprava započne.
Kada ljudi pristupe bilo kojem društvenom okruženju, podsvjesno odaberu svoju ulogu. Na primjer, kada uđete u kino, postavite se u ulogu promatrača – tamo ste da se zabavljate. Kada uđete u teretanu ste igrač – tamo ste da vježbate. Najveći izazov virtualnih sastanaka je da sudionici na sastanku često podsvjesno preuzmu ulogu promatrača. Mnogi svoju ulogu promatrača odaberu već prilikom poziva na sastanak. Ukoliko želite spriječiti ovu implicitnu odliku, već na samom početku sastanka morate stvoriti iskustvo zajedničke odgovornosti. Nekoliko ideja kako možete započeti svoj virtualni sastanak: 'Želim da današnji sastanak bude razgovor, a ne prezentacija.' »Trebam suradnju baš svakoga od vas.' To doduše rijetko uspije samo od sebe, zato tom pravilu treba dodati još i sljedeće pravilo: »Uključimo sve«.
Povećanje uključivanja pojedinaca na sastanku možemo postići tako što im podijelimo zadatke u koje se aktivno uključuju. Zašto? Ako su svi na sastanku »suodgovorni«, onda se nitko ne osjeća osobno odgovoran (difuzija odgovornosti). Prije sastanka odredite izazov i ljude podijelite na skupine s po najviše dva ili tri člana. Na sastanku zatim skupine izvještavaju.
Bez obzira na to tko su sudionici vašeg virtualnog sastanka, vaš je cilj da ih angažirate. Želite li stvoriti interaktivnu prezentaciju, morate izbjeći monotonost PowerPointa. Zato pojedince potaknite da pripreme minimalnu prezentaciju PowerPoint, u kojoj na najkraći mogući način iznose samo osnovne informacije. Također, važi i da će, ako sa svojim suradnicima jedan sat razgovarate, netko od zaspati. Potičite aktivnu i čestu suradnju s postavljanjem pitanja, potičite da se u razgovor uključe i sudionici sa svojim pitanjima te uključite u prezentaciju grafike i slike.
Sudionici su na virtualnim sastancima izloženi različitim smetnjama iz okoline. Ne budete li ih znali uključiti, odnosno privući njihovu pozornost, oni će se povući u privlačnu ulogu promatrača, a to znači da ćete tada morati uložiti mnogo truda da ih ponovno aktivirate. Od velikog je značenja pravilo 5 minuta. To znači da ne smije proći više od 5 minuta, prije negoli pojedinca ponovno pozovete na suradnju, na raspravu ili na rješavanju izazova te ga tako aktivirate. Stoga imajte to na umu te imajte pripremljene kratke, detaljno definirane i smislene prilike za suradnju.
Najveći izazov susreta na daljinu je sačuvati zanimanje i sudjelovanje sudionika. U prevladavanju ovog izazova mogu nam pomoći smjernice i savjeti napisani u ovom članku. Uvažavanje tih pravila će promijeniti produktivnost svakog virtualnog druženja. Važno je da zapamtimo da kada se radi o sudjelovanju sudionika, uistinu pomaže razmišljanje izvan okvira i isprobavanje novog/svog rješenja.
Želimo vam obilje uspješnih i uključujućih virtualnih susreta. Ostanite zdravi.
Izvor: HBR, 2020; World Economic Forum, 2020; Luria, 2019; DeBarra, 2020.
