Kao odgovor na nesigurnost koju je donijela pandemija Covid-19, mnoga poduzeća i organizacije djelomično ili u cijelosti prelaze na rad od kuće. Dok u nekim poduzećima zaposlenici već neko vrijeme rade od kuće, nova situacija i prelazak na rad od kuće velikoj većini, a i njihovim voditeljima predstavljaju novi izazov.
Nekim će zaposlenicima ovakav način rada vrlo odgovarati (barem neko vrijeme), a drugima će pak predstavljati velik stres. I voditelji se na novonastalu situaciju mogu različito odazivati. U ovom razdoblju njihov je zadatak organizirati posao i voditi zaposlenike, ali i brigo o tomu da prepoznaju te se odazovu na eventualne poteškoće povezane s mentalnim zdravljem zaposlenika i o smanjivanju svih negativnih učinaka rada od kuće. Iznenadna promjena načina vođenja može biti veoma teška. Oni mogu biti zabrinuti zbog smetnji u procesu za koji su odgovorni. Neki voditelji misle da moraju biti fizički prisutni kako bi bili dobri voditelji, a drugi pak nemaju povjerenja u svoje zaposlenike koje ne mogu vidjeti.
Ali bez obzira na to kakav je bio vaš dosadašnji stil vođenja, činjenica je da voditelji budućnosti – svi, bez iznimke – moraju usvojiti nov način rada i vođenja. Uspješan rad od kuće u velikoj mjeri (prema istraživanju Gallup iz 2020. godine, čak u 70 %) ovisi o angažiranosti voditelja i njihove podrške zaposlenicima. Za to smo za vas prikupili nekoliko uputa, koje će vam pomoći da bolje vodite zaposlenike koji rade od kuće*:
- Komunicirajte otvoreno i često: Zaposlenici koji su naviknuti raditi u poduzeću mogu se osjećati odrezano od izvora, informacija ili odnosa koje trebaju za dobro obavljanje svog posla, stoga planirajte više konferencijskih poziva. Šaljite e-poštu ili objavljujte videosnimke o svojim zaključcima, namjerama i očekivanjima. Otvoreno i često s njima podijelite kakav je stvarni utjecaj krize na vaše poduzeće i što oni mogu očekivati. Ukoliko to ne budete učinili, zaposlenici će se često okrenuti dostupnoj mreži informacija, a to su internetska mjesta, društveni mediji, itd. Moćno vodstvo je inspiracija za sve. Nemojte predviđati na koji način novonastala situacija utječe na zaposlenike; dozvolite im da podijele svoja iskustva, nedoumice i potrebe, kako biste svoj pristup mogli prilagodili u podršci njihovoj eventualnoj brizi.
- Imajte povjerenja u svoje zaposlenike: Uspjeh u radu na daljinu ovisi o tomu imate li povjerenja u zaposlenike da će obavljati svoj posao i kada ih ne možete vidjeti. Voditelji su često zabrinuti zbog nedostatka nadzora nad zaposlenicima, kada isti rade na daljinu. Kada su zaposlenici fizički prisutni, lakše se može ocijeniti koliko oni truda ulažu i kakav rezultat stvarju. Pri radu od kuće je teže mjeriti produktivnost. Dajte zaposlenicima mogućnost da se iskažu te da u svom poslu mogu biti kreativni. Tako naša cjelokupna radna kultura može postati inkluzivnija i ljubaznija prema različitim zaposlenicima.
- Uspostavite pravila za sudjelovanje u radu od kuće: Rad na daljinu postaje učinkovitiji i zadovoljavajući kada voditelji postave očekivanja u vezi s učestalosti, načinima i vremenu komunikacije. Zaposlenicima morate odrediti jasna očekivanja u vezi s radnim satima, s njihovom raspoloživošću i s predviđenim susretima.
- Odredite smjernice za rad od kuće, na primjer: na e-poštu odgovarati u roku od 24 sata, upotrijebiti tekst za hitne stvari, određivanje ključnih projekata i rokova, vrijeme za samostalan / miran rad kada ne zovemo, itd. Voditelji moraju svakodnevno biti u kontaktu sa svojim udaljenim zaposlenicima.
- Koristite videokonferencije: one imaju brojne prednosti, prije svega za manje skupine. Video konferencija sudionicima nudi vizualan kontakt, kao kad biste se susreli oči u oči. Vizualan kontakt omogućuje očuvanje osjećaja povezanosti među suradnicima te smanjuje osjećaj izoliranosti. Video je posebno koristan za zapletene ili osjetljive razgovore, naime on je osobniji od pismene ili audio komunikacija.
- Osigurajte mogućnost brzog i jednostavnog komuniciranja, pa i putem mobilnih uređaja (na primjer Slack, Zoom, Microsoft Teams, itd.), koji se mogu koristiti za jednostavnije, manje formalne razgovore i vremenski osjetljivu komunikaciju.
- Osigurajte prilike za socijalnu interakciju na daljinu: Jedna od najvažnijih odluka koje voditelj mora donijeti je strukturiranje načina kako zaposlenici mogu međusobno komunicirati (to jest, da imaju mogućnost neformalnih razgovora o ne-radnim temama) dok rade na daljinu. To važi za sve udaljene suradnike. Najlakši način za uspostavljanje neke osnovne socijalne interakcije je da u početku zajedničkih poziva ostavite neko vrijeme samo za takozvani „small talk“ (npr. „Što ste radili za vikend?“) to pomaže smanjiti osjećaj usamljenosti te potiče osjećaj pripadnosti.
- Potičite i dajte emocionalnu podršku: Prvenstveno u slučaju iznenadnog prelaska na rad na daljinu je važno da su voditelji svjesni da to kod zaposlenika uzrokuje stres i nesigurnost. Stoga voditelji moraju saslušati zaposlenike, prije svega njihovu zabrinutost i nedoumice te suosjećati s njihovim problemima. Ako osjetite da su vaši zaposlenici u stresu i ima osjećaj anksioznosti ili osamljenosti, trebate ih pitati kako se osjećaju te na koji im način možete pomoći.
Iako je rad od kuće u danoj situaciji najbolji scenarij rada za brojne zaposlenike, mnogi se voditelji teško mogu uhvatiti u koštac s takvom situacijom. Mogu se osjećati kao da nemaju nadzor nad situacijom ili mogu utvrditi da je očuvanje razine povjerenja s udaljenom ekipom izazov. Ali, to je budućnost vođenja i voditelji se moraju prilagoditi, kako bi nastala situacija djelovala za sve uključene.
Vođenje tima na daljinu je i investicija – vrlo je važno kako će se u razdoblju kada su zaposlenici u velikoj mjeri prepušteni sami sebi, s vrlo malo interakcije sa suradnicima i voditeljem, očuvati, a možda čak i nadograđivati odnosi unutar tima i odnos s voditeljem. Kada se stvari budu postavile na svoje mjesto te poduzeća budu djelovala kao i obično, biti će važno s kakvom će se energijom zaposlenici vratiti na svoje radno mjesto. Voditelj sa svojim pristupom i odnosom može značajno doprinijeti da ista bude konstruktivna, a predanost suradnika onakva kakvom je bila prije prelaska na rad od kuće.
Voditeljima preporučujemo da „pravila suradnje“ sa zaposlenicima uspostave što prije, u najboljem slučaju tijekom prvog internetskog prijavnog sastanka. Iako mnogi voditelji svoje ekipe prvi put vode od „daleko“, ako pri tomu budu imali na umu temelje izvrsnog vođenja zaposlenika koji rade od kuće, u tome mogu biti uspješni. U ovom razdoblju svima nama treba pozitivan mentalitet, biti moramo obzirni jedni prema drugima i biti prilagodljiviji. Ostanimo zdravi.
* Sažeto prema: Gallup, 2020.; Larson et al., 2020.; Forbes, 2019.
